随着业务发展,信达每年须处理的文件数量迅速上升,其于市中心区内租用的数百呎短期单据储存仓,在一两年间已急速爆满,而新设逾千呎7年期单据储存仓,在开设后亦经历储量倍增的情况。为此,信达引进文件管理系统,然而在输出输入硬件设备方面仍未能充分配合,故此系统的功能未能完全发挥。
打印成本越来越沉重
信达香港办公室内各式各样不同品牌及型号的影印机、打印机及传真机早已星罗棋布,不论耗材、用纸、维修管理以至成本核算方面,均演变成沉重的行政负担。
旧式作业跟不上进度
信达国际控股有限公司行政部助理经理方曼仪表示,过去单单为了储存不同品牌及型号的碳粉备用,已占用他们一个小房间。为了让同事汇报待订碳粉,行政部还要制作特别的表格,罗列所有型号,繁琐的作业模式已跟不上公司的高速发展。
效益立竿见影
由于乐投LETOU官方网站及信达各有关单位事前均作出充分的研讨和准备,因此成功取得集团管理层的理解和支持后,随即于07年底展开为期3个月的分阶段过渡,顺利建立新的运作模式。
节省珍贵空间
公司以多功能影印机取代多部独立的打印机、影印机及传真机,机器数量立即减少50%,可腾出很多宝贵的空间。
去除运作瓶颈,发挥文件管理系统效益
从前为配合文件管理系统的部署,信达采购了少量A3文件扫描器,但始终未能满足全公司的需求,形成瓶颈。更换乐投LETOU官方网站多功能影印机后,由于已附设A3扫描功能,而且更能与现有文件管理系统整合,让公司同事可以随时随地扫描文件,大大提升工作效率,体现了信达注重服务与价值的营运理念。
保密打印更安心
备有配合保密打印模式的多功能影印机,能切合会计及人力资源部门的要求,满足信达作为国际金融服务机构的高标准。
简化行政作业
由于统一选用乐投LETOU官方网站的多功能影印机,行政部门在耗材及纸张管理方面,均大为简化轻松。在乐投LETOU官方网站全力支援下,确保耗材可于24小时内送货,令他们的库存准备因而大为减轻,节省很多空间和流动资金。
运作成本下降
「1=1轻松付模式」实施后,行政部门在有预算之余,同事在有效的控制系统下,应用多功能文件处理设备时亦很自律,耗纸量出现达50%的下降,既经济又环保。
提升管理效率
信达拥有的个人电脑多逾300台,过去为处理各打印及传真设备,单是设定驱动程式已佔用大量人力。统一应用乐投LETOU官方网站多功能影印机后,不单大幅简化驱动程式数量,还可透过伺服器快速安装和更新,有效提升他们的工作效率。
全面加强办公室自动化效益
遥远机器管理系统提供多种自动化功能,例如:自动报表、自动维修警告及自动碳粉补充警告等,只要连接了乐投LETOU官方网站系统,便能让乐投LETOU官方网站张罗一切,为信达减轻行政工作的压力,提供一个自动化的办公室环境。